Unidade de medida no cadastro de insumos da obra: guia

Um saldo de estoque que diz "1.500" não significa nada sozinho. Mil e quinhentos quilos de argamassa são setenta e cinco sacos; mil e quinhentos sacos são trinta toneladas. Quando a unidade de medida no cadastro de insumos está errada ou ambígua, todo o resto (saldo, custo unitário, estoque mínimo, apropriação) herda o erro, e o almoxarife passa a desconfiar do sistema com razão. Este artigo separa as três unidades que convivem em um mesmo insumo, define onde a conversão deve morar e propõe um saneamento por prioridade.

Por que a unidade dá tanto problema em obra

O mesmo insumo é visto por três áreas com três réguas diferentes:

• Orçamento pensa em unidade de projeto: metro quadrado de lona, metro de tela, quilo de aço, metro cúbico de concreto.

• Compras pensa na unidade que o fornecedor vende: rolo de lona, peça de tela, tonelada de aço, saco de argamassa.

• Almoxarifado pensa na unidade que entrega no balcão: metro de lona cortado, peça inteira de tela, barra de aço, saco de argamassa.

Quando o cadastro tem um único campo de unidade e ele é o do orçamento, a nota do fornecedor (em rolo) precisa ser convertida na entrada e a baixa (em metro) precisa ser convertida na saída. Cada conversão é uma oportunidade de erro, e a mais comum é o fator preenchido errado ou aplicado duas vezes.

Há ainda uma restrição real: em muitos ERPs, itens que vêm do orçamento não podem ter a unidade alterada, porque isso quebraria a comparação orçado × realizado. A obra fica presa a uma unidade que não é a do balcão.

Unidade de medida no cadastro de insumos: quais são as três?

Um insumo tem unidade de orçamento (como o serviço consome), unidade de compra (como o fornecedor vende) e unidade de estoque (como o almoxarife entrega). A conversão entre compra e estoque fica no pedido e na entrada, com fator fixo por item e fornecedor; a conversão para o orçamento fica na apropriação. O saldo vive só na unidade de estoque.

Regra 1: o saldo vive em uma unidade só

O almoxarife controla na unidade em que entrega. Se ele entrega saco, o saldo é em sacos; se entrega metro cortado, em metros. Tentar manter o saldo em quilos "porque o orçamento é em quilos" obriga o almoxarife a converter de cabeça toda vez que entrega um saco, e ele vai errar ou vai ignorar.

Regra 2: a conversão de compra fica no pedido

O pedido de compra registra a unidade do fornecedor e o fator para a unidade de estoque: 1 rolo = 50 m, 1 saco = 20 kg, 1 peça de tela = 2,45 m × 6 m. Na entrada, o sistema aplica o fator uma vez e o saldo sobe na unidade de estoque. O fator precisa ser fixo por item e fornecedor, porque o mesmo material pode vir em embalagens diferentes de fornecedores diferentes.

Regra 3: a conversão para orçamento fica na apropriação

Quando a saída é apropriada ao serviço, o sistema converte da unidade de estoque para a do orçamento usando o mesmo fator. O engenheiro vê consumo em metro quadrado; o almoxarife baixou em metro. Ninguém mudou a unidade do item de orçamento.

Os casos que mais geram erro

Ensacados: saco × quilo

O cadastro diz "kg", a nota diz "saco", a descrição do saco está errada (20 kg descrito como 10 kg). O saldo dobra ou cai pela metade. Sane primeiro: argamassa, rejunte, cimento ensacado, gesso.

Rolos e bobinas: rolo × metro

Lona, tela, fio, cabo, fita. O almoxarife corta e entrega em metro; o fornecedor vende em rolo. Se o saldo está em rolo, a saída de 30 m vira fração e o sistema arredonda.

Barras e peças: barra × metro × quilo

Aço, tubo, perfil. Orçamento em quilo, compra em barra de 12 m ou em tonelada, entrega em barra. Três unidades no mesmo item; a conversão depende da bitola.

Área: m² × peça × caixa

Cerâmica, porcelanato, placa. Orçamento em m², compra em caixa, estoque em caixa ou peça. A conversão depende do formato da peça e muda por lote.

Unidade com fator embutido

Saco de lixo "unidade" que na verdade é pacote de 100; parafuso "unidade" vendido em caixa de 500. O fator de embalagem precisa estar no pedido, não escondido na descrição.

Checklist de saneamento por curva A

Não tente corrigir o cadastro inteiro. Comece pelos itens de maior valor e maior giro:

1. Liste os 50 itens de maior valor movimentado no último trimestre.

2. Para cada um, anote as três unidades (orçamento, compra, estoque) e o fator entre elas.

3. Verifique se o saldo atual está na unidade de estoque; se não, converta uma vez e registre o ajuste com motivo "unidade de medida".

4. Fixe o fator por fornecedor no cadastro de conversão; retire fatores embutidos em descrição.

5. Confira com o almoxarife: "você entrega isso em que unidade?". A resposta dele é a unidade de estoque.

6. Repita a cada mês com os próximos 50.

Em dois ou três meses, a curva A está limpa e a maior parte da divergência por unidade desaparece.

Um exemplo prático de ponta a ponta

Argamassa colante: o orçamento prevê o consumo em quilos por metro quadrado de revestimento; o fornecedor vende em sacos de 20 kg, em paletes; o almoxarife entrega saco por saco. Cadastro correto: unidade de estoque "saco de 20 kg"; unidade de compra "saco" com fator 1 (ou "palete" com fator igual ao número de sacos, se o fornecedor faturar por palete); unidade de orçamento "kg" com fator 20. A nota entra em sacos, o saldo sobe em sacos, a requisição pede sacos, a baixa desconta sacos, e a apropriação mostra ao engenheiro quilos consumidos por pavimento. Ninguém faz conta na porta. Se um segundo fornecedor vende saco de 15 kg, ele recebe seu próprio fator, e o saldo continua em sacos de 20 kg equivalentes ou passa a ser controlado em quilos, decisão que o almoxarife precisa participar.

Quando não é possível mudar o ERP

Se o ERP trava a unidade do item de orçamento, a saída é manter o saldo de estoque em um controle que aceite unidade própria e fator de conversão, integrado ao ERP pela unidade dele. Algumas obras improvisam com "kits conversores": um kit de 1 m² que consome 1 m de tela, por exemplo. Funciona, mas é gambiarra: quando o cadastro muda, o kit quebra. A solução estrutural é o fator de conversão por item.

Nossa leitura sobre a unidade de medida

A Suplos parte do princípio de que o almoxarife precisa enxergar o saldo na unidade em que entrega, e que a conversão para compra e para orçamento é problema de configuração, não de conta de cabeça. Saneamento por curva A, fator fixo por fornecedor e saldo em uma única unidade são o que faz o estoque voltar a fazer sentido.

Perguntas frequentes

Posso mudar a unidade de um insumo que veio do orçamento?

Em geral não, porque quebra a comparação orçado × realizado. Mantenha a unidade do orçamento e defina uma unidade de estoque separada, com fator de conversão fixo entre elas.

O fator de conversão fica no cadastro do item ou no pedido?

No cadastro de conversão por item e fornecedor, aplicado no pedido e na entrada. Fator digitado a cada nota é onde o erro acontece.

Como corrigir um saldo que está na unidade errada?

Converta uma única vez para a unidade de estoque, registre o ajuste com motivo "unidade de medida" e fixe o fator para as próximas entradas. Não corrija entrada por entrada.

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