Controle de estoque em obra em andamento: por onde começar

A maioria dos guias parte de uma obra nova: almoxarifado vazio, cadastro limpo, inventário inicial simples. A realidade é outra. O controle de estoque em obra em andamento começa com centenas de itens no chão, notas de meses atrás, um almoxarife recém-contratado e uma diretoria que quer número na semana que vem. Este artigo propõe uma ordem de ataque para esse cenário: o que controlar primeiro, o que deliberadamente não controlar e como fazer o corte de data sem parar a obra.

Por que começar pelo inventário geral costuma falhar

O instinto é contar tudo. Só que contar tudo em uma obra na fase de alvenaria ou instalações leva dias, o almoxarifado não fecha, e no fim da contagem o saldo já mudou. Pior: contar não corrige a origem da divergência. Se a saída continua no caderno, o inventário serve por uma semana.

A ordem que funciona é inversa: primeiro estancar a saída sem registro, depois decidir o que não vai ser controlado, depois contar o que sobrou.

Qual é a ordem certa para implantar controle de estoque em obra em andamento?

A ordem recomendada é: (1) definir a lista de itens que não serão controlados ou terão baixa automática; (2) fixar uma data de corte a partir da qual toda saída é registrada; (3) contar apenas os itens controláveis de maior valor; (4) ampliar a contagem por família nas semanas seguintes; (5) só então comparar com o ERP e ajustar.

Passo 1: decidir o que não controlar

Essa decisão evita metade do trabalho. Classifique os insumos em três grupos:

• Aplicação direta: areia, brita, cimento a granel, bloco, aço cortado e dobrado por pavimento. Descarregam no campo, o almoxarife não vê. Configure baixa automática na entrada (ou por medição de contrato, quando houver).

• Não controlado: verba, serviços, brindes, café, material de escritório, itens que entram pela nota mas não são estoque. Tire do relatório.

• Controlado: tudo que passa pela porta do almoxarifado e tem valor ou risco de falta: hidráulica, elétrica, EPI, ferragens, acabamento, cabos, ferramentas.

Não tenha medo de deixar itens fora. Uma obra que tenta controlar tudo desde o primeiro dia costuma abandonar o controle no segundo mês.

Passo 2: fixar a data de corte

Escolha uma data (uma segunda-feira funciona bem) e comunique: a partir dela, nada sai do almoxarifado sem requisição registrada. Antes da data, vale o que estava; depois, vale o sistema. Sem esse corte, o almoxarife fica dando baixa em requisições de três meses atrás e nunca alcança o presente.

O corte também define o tratamento das pendências antigas: requisições em papel de meses anteriores não são lançadas uma a uma; elas viram um ajuste único de estoque inicial.

Passo 3: contar só o que importa primeiro

Com a lista de controlados em mãos, conte os itens de curva A (maior valor em estoque) e os itens críticos da fase atual. Em uma obra em instalações, isso significa tubos, conexões, cabos, quadros; em acabamento, cerâmica, argamassa colante, metais, louças.

Regras práticas:

• Conte por prateleira ou baia, não por código, para não andar pelo almoxarifado dez vezes.

• Conte cego: sem olhar o saldo do sistema antes.

• Registre a contagem no mesmo dispositivo que vai gerar o ajuste, para não passar do papel para a planilha e da planilha para o sistema.

O resultado dessa contagem é o estoque inicial dos itens controlados. Ele substitui o saldo herdado do ERP para esses códigos.

Passo 4: ampliar por família nas semanas seguintes

Nas semanas seguintes, uma família por vez: EPI numa semana, ferragens na outra, elétrica depois. Cada rodada acrescenta códigos ao estoque inicial. Em quatro a seis semanas, o almoxarifado inteiro está contado sem ter fechado um único dia.

Passo 5: comparar com o ERP e ajustar

Só agora faz sentido olhar o saldo do ERP. Para cada item contado, a diferença vira um ajuste com motivo: "estoque inicial", "saída não lançada até a data de corte", "unidade de medida", "cadastro duplicado". O motivo é o que permite à contabilidade aceitar o ajuste e ao gestor entender o que estava errado.

Se a diferença for grande em itens de curva A, investigue antes de ajustar: nota pendente de lançamento, pedido cancelado, material emprestado a outra obra.

O que muda no dia a dia depois do corte

Três hábitos precisam nascer junto com o corte:

1. Requisição antes da entrega. O encarregado pede pelo celular ou pelo balcão; o almoxarife separa e registra a saída na entrega, não no fim do dia.

2. Recebimento registrado no ato. O que chegou é registrado com data e foto, independentemente de quando a nota vai ser lançada.

3. Contagem cíclica. Alguns itens por semana, sempre. A contagem deixa de ser evento e vira rotina.

Sem esses três, o estoque inicial envelhece em duas semanas.

Como envolver encarregados e empreiteiros no corte

O corte de data só funciona se quem pede material souber dele. Em obra em andamento, o encarregado tem anos de hábito de pedir na porta, e o empreiteiro nem sempre é funcionário da construtora. Três medidas ajudam:

• Reunião curta com mestres e encarregados na semana anterior ao corte. Dez minutos: a partir de segunda, material só sai com requisição; quem não usa celular pede no balcão e o almoxarife registra em nome dele.

• Cadastro dos terceiros com acesso limitado. O encarregado do empreiteiro requisita para o pavimento dele e vê apenas o que precisa. Isso evita a discussão de medição no fim do mês, porque o material fornecido fica registrado no nome da empreiteira.

• Alguém cobrando na primeira semana. O gestor da obra olha a fila de requisições pendentes no fim de cada dia e pergunta por que alguma ficou aberta. Sem essa cobrança, o processo volta ao caderno em dez dias.

O corte não é um evento de tecnologia; é um acordo entre almoxarifado, produção e terceiros sobre como o material passa a sair.

Erros comuns nessa implantação

• Começar pelo cadastro perfeito. O cadastro se corrige item a item, conforme a contagem encontra duplicidade e unidade errada.

• Fazer o corte sem avisar os encarregados. Eles continuam pedindo na porta e o almoxarife volta ao caderno.

• Deixar o almoxarife sozinho na contagem. Um ajudante e duas horas por dia rendem mais que um sábado inteiro.

• Tratar o go-live como teste. Se a obra acha que está "em homologação", ninguém registra de verdade.

Nossa leitura sobre a implantação

A Suplos entende que a obra em andamento é o caso mais comum, não a exceção, e que o sucesso da implantação depende mais da ordem dos passos (não controlar, cortar, contar, ampliar, ajustar) do que do volume de itens. Um almoxarifado que decide o que não controlar na primeira semana chega ao segundo mês com controle de verdade.

Perguntas frequentes

Preciso parar a obra para fazer o inventário inicial?

Não. Conte por família, poucas horas por dia, começando pelos itens de maior valor. O corte de data protege a contagem enquanto a obra continua.

O que faço com as requisições antigas que ficaram pendentes?

Não as lance uma a uma. Elas viram um ajuste de estoque inicial na data de corte, com motivo registrado. Daí em diante, só requisições novas.

Como controlar cimento e areia se eles não passam pelo almoxarifado?

Não controle como estoque. Trate como aplicação direta com baixa automática na entrada, e acompanhe o consumo pelo orçamento ou pela medição do serviço.

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