Acuracidade de estoque em obra: como medir e definir meta

Todo gestor já ouviu "o estoque do sistema não é confiável". A frase é verdadeira em muitas obras, mas é inútil como diagnóstico: confiável quanto? Em quais itens? Desde quando? A acuracidade de estoque em obra transforma essa sensação em um número que pode ser acompanhado mês a mês, comparado entre canteiros e usado para decidir onde agir. Este artigo mostra como calcular o indicador, como escolher a amostra em um almoxarifado de obra e o que considerar uma meta razoável.

O que é acuracidade de estoque em obra?

Acuracidade de estoque em obra é o percentual de itens (ou de quantidade) cujo saldo no sistema coincide com a contagem física no almoxarifado. Mede o grau de confiança que a obra pode ter no relatório antes de comprar, transferir ou reprogramar um serviço. Um estoque com baixa acuracidade gera compra duplicada, falta de material e capital parado invisível.

A fórmula e as duas formas de calcular

A fórmula básica, descrita por diversos fornecedores de ERP e logística (por exemplo, TOTVS), é simples:

Acuracidade (%) = itens sem divergência ÷ itens contados × 100

Há duas formas de aplicar:

• Por item (SKU): cada código conta como certo ou errado. Um item com 100 unidades no sistema e 99 no físico está errado. É a forma mais exigente e a mais útil para diagnosticar processo.

• Por quantidade ou valor: soma-se a diferença absoluta e compara-se com o total. Um erro de uma unidade em mil pesa pouco. É a forma mais útil para conversar com o financeiro.

Em obra, vale acompanhar as duas. A acuracidade por item mostra se o processo de baixa funciona; a acuracidade por valor mostra o tamanho do problema para o caixa.

Como escolher a amostra em um almoxarifado de obra

Contar tudo todo mês é inviável. A saída é a contagem por amostra, e o critério da amostra decide se o indicador é útil ou enganoso.

Use a curva ABC, não o sorteio puro

Se a amostra for aleatória entre todos os códigos, ela vai cair majoritariamente em itens de curva C (parafuso, bucha, fita), porque eles são a maioria dos códigos. O indicador ficará bonito e não dirá nada sobre o aço, o cabo ou a cerâmica. Defina a amostra assim:

• Itens de curva A (maior valor): contar todo mês.

• Itens de curva B: contar a cada dois ou três meses.

• Itens de curva C: contar por rodízio, uma parte a cada mês.

Conte por família quando a fase pedir

A fase da obra muda o que importa. Na estrutura, o aço e o cimento dominam; no acabamento, cerâmica, metais e luminárias. Uma contagem por família (só hidráulica, só EPI, só elétrica) permite atacar a família crítica da fase sem parar o almoxarifado.

Faça contagem cega

Quem conta não deve ver o saldo do sistema antes. Ver o número induz a "achar" a quantidade. A comparação só é feita depois da contagem.

Que meta é realista para uma obra?

Não existe um número universal para construção. Fornecedores de ERP e logística costumam citar patamares acima de 95% como referência para operações estáveis, mas um almoxarifado de obra tem características que exigem cuidado ao importar essa referência:

• Na fase de mobilização, o almoxarifado ainda está no container e a acuracidade tende a ser baixa porque o inventário inicial nem foi feito.

• Em obras que entraram no controle "com o bonde andando", a primeira medição costuma ser ruim, e isso é esperado.

• Itens de aplicação direta (areia, brita, cimento a granel) não devem entrar no cálculo, porque ninguém os conta.

A meta útil, portanto, é relativa: acuracidade por item de curva A crescendo mês a mês, e divergência por valor caindo. Fixe uma meta por fase da obra, não uma única para a empresa inteira.

O que fazer com a divergência encontrada

A contagem não termina quando o número sai. Cada item divergente pede uma de três decisões:

1. Ajustar o saldo com registro de motivo (contagem, avaria, erro de unidade). Sem motivo, o ajuste esconde o problema.

2. Investigar antes de ajustar quando o item é de curva A: verificar nota pendente, saída em papel, pedido cancelado.

3. Reclassificar o item quando ele não deveria estar no estoque (verba, serviço, brinde) ou deveria ter baixa automática.

O ajuste feito no sistema de estoque precisa refletir no ERP, senão a divergência reaparece na próxima integração.

Como usar o indicador na gestão

Acuracidade é um indicador de processo, não de pessoa. Usá-lo para punir o almoxarife faz a contagem virar teatro. Usá-lo para comparar obras e perguntar "o que a obra com acuracidade alta faz diferente da obra com acuracidade baixa?" gera aprendizado real: geralmente a diferença está em onde a requisição nasce e em quem lança a nota.

Publique o número junto com o valor parado e com o número de requisições do mês. Sozinho, ele diz pouco; com contexto, mostra se o almoxarifado está registrando ou apenas entregando.

Erros comuns ao medir acuracidade em obra

Alguns erros repetem-se em quase toda primeira medição e distorcem o indicador antes mesmo de ele ser útil.

• Medir antes do corte. Se a obra ainda não definiu a data a partir da qual toda saída é registrada, a contagem compara o físico com um saldo que nunca foi confiável. O número sai baixo e desanima a equipe sem ensinar nada.

• Misturar itens controlados e não controlados. Areia, cimento a granel e verbas de serviço puxam a acuracidade para baixo porque ninguém os conta. Eles devem sair da amostra antes da medição.

• Contar com o saldo na mão. A contagem deixa de ser cega, e o resultado tende a "bater" mais do que deveria.

• Ajustar sem motivo. O saldo fica certo por um dia e a causa continua rodando. O motivo do ajuste é a informação que permite corrigir processo.

• Comparar obras em fases diferentes sem contexto. Uma obra em mobilização e outra em acabamento não deveriam ser cobradas pelo mesmo patamar. Compare a tendência de cada uma, não o número absoluto entre elas.

• Medir uma vez por ano. O indicador só ganha sentido quando existe série histórica. Uma medição isolada é um retrato; a gestão precisa do filme.

Evitar esses seis erros costuma valer mais do que discutir qual percentual é a meta certa.

Nossa leitura sobre o indicador

A Suplos defende que o indicador só faz sentido se a contagem for parte da rotina, e não um evento anual: auditoria cíclica configurada por curva ABC, contagem cega no celular e ajuste registrado com motivo. O resto é disciplina de processo, que nenhuma ferramenta substitui.

Perguntas frequentes

Auditoria pode ser feita só por família, por exemplo só EPIs?

Sim, e é recomendável na fase em que aquela família é crítica. Contar só EPI em uma semana e só hidráulica na outra mantém o almoxarifado funcionando e ainda produz indicador.

A amostra aleatória do sistema pega só item barato. Como resolver?

Parametrize a amostra por curva ABC e por valor em estoque, e não por sorteio entre códigos. Assim os itens de maior valor entram todo mês.

O ajuste feito na contagem atualiza o ERP automaticamente?

Depende da integração. O ideal é que o ajuste gere a movimentação correspondente no ERP; se não gerar, o saldo do ERP volta a divergir na próxima rotina.

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