Programação de entrega de materiais na obra: as 3 datas

Abra o grupo de mensagens de qualquer obra e conte quantas perguntas são variações de "que dia chega tal material?". A pergunta vai para o comprador, que liga para o fornecedor, que responde para o comprador, que responde no grupo. No dia seguinte, outro encarregado pergunta a mesma coisa. A programação de entrega de materiais na obra existe em algum sistema, mas com uma data que ninguém confia, e por isso todo mundo prefere perguntar. Este artigo explica por que a data do sistema não vale, quais são as três datas que precisam existir e qual rotina mantém o calendário de entregas vivo.

Por que a data do sistema não é confiável

Na maior parte das construtoras, a data que aparece no pedido de compra é a data de necessidade: o dia em que a obra disse que precisa do material, informado na solicitação. Ela é preenchida por quem pede, muitas vezes com pressa, e raramente é atualizada depois da negociação com o fornecedor.

Quando o comprador fecha o pedido, o fornecedor promete outra data, negociada por telefone, e-mail ou portal. Essa data quase nunca volta ao pedido. O calendário de entregas da obra, alimentado pelo pedido, continua mostrando a data de necessidade, e o almoxarife aprende rápido que aquela data não significa nada.

O resultado é previsível: o calendário fica atrasado em quase tudo, o indicador de pontualidade do fornecedor fica próximo de zero por construção, e a obra volta ao telefone.

Quais são as três datas na programação de entrega de materiais na obra?

Uma entrega tem três datas distintas: a data de necessidade, que a obra informa na solicitação e serve para compras planejar; a data programada, que o fornecedor confirma ao fechar o pedido e é a previsão que o almoxarife deve ver; e a data reprogramada, registrada quando o fornecedor muda a entrega. As três precisam existir separadas, com dono definido.

Data de necessidade: dono é a obra

Serve para compras calcular quanto tempo tem para cotar, aprovar e pedir. Deve considerar não só o início do serviço, mas o tempo de conferência e guarda. Não é uma promessa de entrega.

Data programada: dono é compras

É a data que o fornecedor confirmou. Compras registra no pedido no ato do fechamento; se o fornecedor exige programação em portal próprio (comum em cimento, aço e blocos), a data programada é a que sai do portal. É essa data que alimenta o calendário do almoxarife e o alerta de "chega amanhã".

Data reprogramada: dono é quem falou com o fornecedor

Quando o caminhão não vem, alguém liga. Quem obteve a nova data a registra como reprogramação, sem apagar a anterior. Assim, o histórico mostra quantas vezes aquele fornecedor mudou a entrega, e o calendário mostra a data real.

Como fica o calendário do almoxarife

Com as três datas separadas, o calendário passa a ser útil de verdade:

• Amanhã: o que está programado para chegar, com fornecedor, pedido e quantidade. O almoxarife reserva espaço e pessoal para descarga.

• Atrasados: pedidos com data programada vencida e sem reprogramação. É a lista que compras precisa trabalhar hoje.

• Reprogramados: pedidos que mudaram de data, com a nova data visível para engenharia e produção.

• Parciais: pedidos que chegaram em parte e têm saldo com nova data.

O encarregado deixa de perguntar no grupo porque consegue ver. O comprador deixa de responder porque a informação já está onde deveria.

A rotina que mantém o calendário vivo

Nenhuma configuração substitui a disciplina semanal. Uma rotina que funciona:

1. No fechamento do pedido (compras): registrar a data programada confirmada pelo fornecedor. Sem essa data, o pedido não deveria ser considerado fechado.

2. Diariamente (almoxarife): olhar o que chega amanhã e o que venceu ontem sem chegar. Para o vencido, acionar compras no mesmo dia.

3. Semanalmente (compras + engenharia): revisar a lista de atrasados e reprogramar. Fornecedor que atrasa repetidamente entra na conversa de avaliação.

4. A cada mudança de cronograma (planejamento): revisar as datas de necessidade dos pedidos ainda abertos. Se o serviço foi adiado, o material não precisa chegar antes e ocupar espaço.

Os portais de programação dos fornecedores

Grandes fabricantes de cimento, aço e blocos operam com programação de entrega em portais próprios ou por canal de mensagem dedicado. O pedido de compra emitido pela construtora, nesses casos, é só o primeiro passo: a entrega só existe quando alguém a programa no portal. A construtora precisa decidir quem faz essa programação (compras ou obra) e garantir que a data programada no portal seja a mesma registrada no pedido. Quando isso não acontece, a obra tem dois calendários que não conversam.

Data de necessidade bem preenchida também é obrigação da obra

A crítica à data de necessidade não a torna dispensável. Ela é o ponto de partida do cálculo de compras, e quando é preenchida com "o mais rápido possível" ou com a data de início do serviço sem folga, empurra tudo para emergência. Uma boa data de necessidade considera o início do serviço, o tempo de conferência e guarda, e o risco do fornecedor. Quando o cronograma muda, ela precisa mudar junto. Obra que preenche a data com cuidado e compras que registra a data confirmada são as duas metades do mesmo calendário.

O que fazer com o fornecedor que nunca cumpre a data

Antes de trocar de fornecedor, medir. Com as datas separadas, dá para calcular por fornecedor: quantas entregas no prazo programado, quantas reprogramações por pedido, atraso médio em dias. Esse número vale mais em negociação do que a memória de três atrasos ruins. E vale para dentro também: se a data programada raramente é preenchida por compras, o problema não é o fornecedor.

Erros comuns

• Usar a data de necessidade como data de entrega no calendário: todo pedido parece atrasado.

• Fechar pedido sem data confirmada pelo fornecedor: o calendário nasce vazio.

• Reprogramar apagando a data anterior: perde-se o histórico de atrasos.

• Deixar o almoxarife descobrir a entrega pelo caminhão na porta: sem preparo, a conferência sai mal feita.

• Manter a informação de reprogramação só no e-mail do comprador: a frente de serviço não vê.

Nossa leitura sobre a programação de entregas

Para a Suplos, o calendário de entregas é um instrumento do almoxarifado e da produção, não só de compras, e por isso precisa mostrar a data que o fornecedor prometeu e a reprogramação quando ela acontece. O "que dia chega?" no grupo é o sintoma de um calendário que não separa as três datas.

Perguntas frequentes

O almoxarife pode registrar a data prevista de entrega ou só compras?

O ideal é que compras registre a data programada ao fechar o pedido. Mas quem falar com o fornecedor e obtiver uma nova data, incluindo o almoxarife, deveria poder registrar a reprogramação, para que a informação não fique no telefone.

Como medir a pontualidade do fornecedor?

Comparando a data programada (confirmada pelo fornecedor) com a data do recebimento físico. Comparar com a data de necessidade produz um indicador que penaliza o fornecedor por uma data que ele nunca prometeu.

Vale a pena programar entrega em várias parcelas?

Para insumos volumosos ou de consumo escalonado, sim: cada parcela ganha data própria, o almoxarifado se prepara para cada uma e o material não ocupa o canteiro antes da hora.

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