Entrega parcial de pedido de compra: controle do saldo

O pedido era de 200 sacos. Chegaram 120. O motorista diz que o resto vem "na semana que vem", a nota já veio com os 200, e o almoxarife escreve a lápis no canhoto "faltam 80" e tira uma foto. A entrega parcial de pedido de compra na obra é tão comum que virou rotina, e é exatamente por isso que costuma sair do controle: ninguém acompanha os 80 que faltam, o pedido fica pendente por meses ou é cancelado no ERP e continua aparecendo como entrega prevista. Este artigo descreve o ciclo de vida do saldo de um pedido e o que cada estado exige do almoxarife, do comprador e do fiscal.

O que é o saldo de um pedido de compra?

Saldo de um pedido de compra é a quantidade pedida menos a quantidade já recebida fisicamente na obra, por item. Ele nasce igual à quantidade do pedido, diminui a cada recebimento parcial e chega a zero quando o pedido é atendido ou quando o restante é formalmente cancelado. É esse saldo, e não a nota fiscal, que diz ao almoxarife o que ainda vai chegar.

Por que a entrega parcial sai do controle

A nota veio inteira

Muitos fornecedores, sobretudo locais, emitem a nota pela quantidade total para gerar um único boleto, mesmo entregando em partes. Se o estoque é alimentado pela nota, ele mostra 200 sacos quando existem 120. A ressalva a lápis não chega ao sistema.

O restante não tem data

"Semana que vem" não é uma programação. Sem uma nova data de entrega registrada, o saldo pendente some do radar de todos: o almoxarife não espera, o comprador não cobra, e o encarregado descobre a falta quando precisa do material.

O saldo foi cancelado e ninguém avisou o estoque

O comprador decide que os 80 não virão daquele fornecedor e cancela o saldo no ERP. O sistema de estoque, porém, continua mostrando uma entrega pendente. A lista de "entregas atrasadas" cresce com pedidos que nunca vão chegar, e o indicador de pontualidade do fornecedor fica errado.

O pedido foi refeito

Erro de especificação leva a cancelar um pedido e emitir outro. Se os dois geram expectativa de entrega (ou duas entradas), o estoque conta o material em dobro.

Os quatro estados do saldo e o que fazer em cada um

Aberto

Nenhuma entrega ainda. O almoxarife precisa ver a data prevista para se preparar (espaço, descarga, conferência). O comprador precisa ver se a data prevista é a do pedido ou uma confirmada pelo fornecedor.

Parcial

Houve pelo menos um recebimento e ainda falta quantidade. Este é o estado que exige mais disciplina:

• Registrar o recebimento físico pela quantidade realmente conferida, não pela nota.

• Ressalvar a divergência por escrito no canhoto e no registro, com foto.

• Pedir ao fornecedor uma nova data para o saldo e registrá-la como reprogramação (a data original não se perde; ganha uma segunda).

• Comunicar compras para que a nota, se veio inteira, seja tratada como exceção.

Atendido

Quantidade recebida igual à pedida. O pedido sai da lista de pendentes. Se houve várias entregas, o histórico das datas serve para medir a pontualidade do fornecedor.

Cancelado (total ou saldo)

Decisão do comprador de não receber o restante. Precisa ser propagada ao estoque: a pendência é encerrada e o saldo remanescente não aparece mais como entrega prevista. Se o material será comprado de outro fornecedor, nasce um pedido novo, com saldo próprio.

Como controlar a entrega parcial de pedido de compra?

Registre cada recebimento pela quantidade conferida contra o pedido, ressalve a diferença com foto, peça e registre uma nova data para o saldo, e encerre formalmente o saldo que não virá. O pedido só sai da lista de pendentes quando está atendido ou cancelado; a nota fiscal não define esse status, o recebimento físico define.

O papel de cada um

Almoxarife: conferir contra o pedido, registrar o parcial, ressalvar, fotografar, informar compras no mesmo dia. Nunca aceitar a nota como prova de quantidade.

Comprador: obter e registrar a nova data do saldo; cancelar formalmente o que não virá; garantir que o cancelamento chegue ao estoque; tratar a nota inteira com entrega parcial como exceção, com o financeiro.

Fiscal/financeiro: escriturar a nota vinculada ao recebimento físico; quando a nota supera o recebido, a diferença é registrada como pendência, não como estoque.

Gestor da obra: olhar semanalmente a lista de pedidos parciais com saldo sem data. É ali que mora a próxima falta de material.

Um caso frequente: o item que só existe no pedido

Um item pedido, ainda não recebido, mas já aparecendo no saldo do estoque, é sinal de que o sistema está lendo a nota ou o pedido como entrada. O sintoma é o almoxarife "ver" no relatório um material que nunca esteve na prateleira. A correção é de configuração: o estoque disponível só pode ser alimentado pelo recebimento físico. O pedido alimenta a previsão de entrega; a nota alimenta o custo.

Entrega parcial e planejamento da frente de serviço

Para a produção, um parcial não é só um número pendente: é a diferença entre começar e não começar um serviço. Se a alvenaria de um pavimento precisa de todos os blocos e chegou metade, o encarregado pode começar por um trecho ou esperar; a decisão depende de saber quando vem o restante. Por isso o saldo parcial com nova data precisa ser visível para o engenheiro e o mestre, não só para compras. Quando essa informação fica restrita ao e-mail do comprador, a frente descobre a falta na hora de executar, e a pergunta "que dia chega?" volta ao grupo de mensagens.

Como usar o histórico de parciais

Pedidos que sempre chegam em duas ou três partes indicam fornecedor com problema de disponibilidade, ou pedido mal dimensionado para a capacidade de entrega. Cruzar os parciais por fornecedor, por item e por obra costuma mostrar onde compras deveria negociar entrega programada em vez de pedido único. Também serve para o planejamento: se um insumo sempre chega em partes, a data de necessidade precisa considerar a última parte, não a primeira.

Nossa leitura sobre o saldo do pedido

A Suplos entende que o saldo do pedido é uma informação do almoxarifado, não só do comprador: é ela que diz o que vai chegar, quando e quanto ainda falta. Por isso o recebimento físico, o parcial ressalvado com foto, a reprogramação de data e o encerramento do saldo cancelado precisam estar no mesmo fluxo que a entrada. Um pedido que fica "pendente" para sempre é uma decisão que ninguém tomou.

Perguntas frequentes

O pedido foi cancelado no ERP, mas continua aparecendo como entrega pendente. Por quê?

Porque o cancelamento não foi propagado ao controle de estoque. O saldo cancelado precisa encerrar a pendência de entrega; caso contrário, a lista de atrasos fica poluída com pedidos que nunca chegarão.

O fornecedor emitiu a nota pela quantidade total e entregou metade. O que faço?

Registre o recebimento pela quantidade conferida, ressalve a diferença no canhoto e no sistema com foto, e informe compras e financeiro no mesmo dia. A nota é tratada como exceção; o saldo do pedido continua aberto até a segunda entrega.

Posso dividir um pedido em várias entregas programadas desde o início?

Sim, e é o ideal para itens volumosos ou de consumo escalonado: cada parcela tem data própria, o almoxarife se prepara para cada uma e o financeiro enxerga o desembolso ao longo do tempo.

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Quantos pedidos parciais sem data existem hoje nas suas obras? A Suplos pode ajudar a levantar essa lista e a definir quem fecha cada saldo. Fale com o time.